紙文書のデータ化を計画的に行い、情報の共有化と利便性の向上を

2月24日の令和4年成田市議会3月定例会の代表質問より

質問

市役所の中では、紙文書があふれています。それは、共有されているか、利便性はどうなのか、調べるのに時間がかかっていないのか、文書保管の場所がとられていないのかなど、さまざまな問題が発生していると思います。それを有効利用するためにも、過去の紙文書のデータ化を具体的に進めていくべきだと思いますが見解をお聞きします。

答弁

令和4年度を初年度とする次期行政改革推進計画の取組事項として、電子文書による管理体制を見据え、公文書の作成から廃棄に至るまでのライフサイクルの見直しなど新たな公文書の管理体制の構築に向けた取組を進めていきます。

今後は、電子文書を正本として保存を可能としたうえで、過去の公文書を含めて、公文書の性質や内容に応じて適切な保存期間や管理方法を整理し、電子文書で取得・管理できるよう行政手続きのデジタル化など電子市役所に向けた取組を推進していきます。

たけおの所感

時間を要するのは、過去の公文書のデータ化を進めることだと思います。計画的に進めることが必要です。